Privacyverklaring Remindo
Versie 14-6-2024
In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer je toetsen maakt in Remindo.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?
De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring, tenzij dit anders is aangegeven.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?
Je persoonsgegevens worden verwerkt om het mogelijk te maken digitale toetsen te maken, zowel op locatie als op afstand. Daarnaast maakt deze verwerking het ook mogelijk om dit proces te verbeteren.

Indien de toets gebruik maakt van automatische plagiaat controle worden je persoonsgegevens op aanvullende wijzen verwerkt om dit mogelijk te maken.

Als je gebruikmaakt van de voorleesfunctie worden er gegevens verwerkt om het voorlezen van tekst mogelijk te maken.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende categorieën gegevens worden binnen Remindo verwerkt als je een toets maakt:

• Je SolisID,
• Je volledige naam,
• Je UU e-mailadres,
• Je IP-adres,
• Voor welke toetsen je bent ingeschreven en hebt deelgenomen,
• Antwoorden die je geeft binnen de toetsomgeving,
• Gegevens over hoe je te werk gaat als je een toets maakt
• Beoordeling van de toets, in punten en cijfer, en
• Technische gegevens om de dienst te laten functioneren.

Indien automatische plagiaat controle wordt gebruikt worden de volgende gegevens in aanvulling tot het bovenstaande verwerkt en gedeeld met Ouriginal, de partij die verantwoordelijk is voor de controle:

• Je SolisID,
• Je UU e-mail adres,
• De begin- en eindtijd van je toets, alsmede de naam van de cursus,
• De antwoorden die worden gegeven op open vragen, en
• Je plagiaatscore.

Indien je gebruik maakt van de voorleesfunctie worden de volgende gegevens verwerkt:

• De voor te lezen tekst,
• Technische gegevens om de dienst te laten functioneren, en
• Of de voorleesvoorziening aan staat.

Van docenten worden de volgende gegevens bijgehouden:

• Je SolisID,
• Je volledige naam,
• Je emailadres,
• Je gekozen taal,
• De toegekende rechten binnen Remindo,
• Logging over:
  • Wijzigingen bij toetsmomenten en inzagemomenten
  • Nakijken van toetsen
  • Maken en bewerken van toetsvragen

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?
De volgende persoonsgegevens worden voor deze verwerking bewaard:

• De toetsen die je maakt worden tot 2 jaar na afname bewaard.
• Antwoorden die op plagiaat worden gecontroleerd worden niet langer bewaard dan 12 maanden.
• Je plagiaatrapport wordt niet langer bewaard dan 25 maanden.
• Voorgelezen teksten worden 120 minuten opgeslagen.
• De toewijzing van de voorleesvoorziening tot verlopen voorziening in Osiris.
• Gegevens gerelateerd aan docenten worden 2 jaar bewaard.
• Gegevens verwerkt door Schoolyear, hieronder beschreven, worden verwerkt zolang die gegevens nodig zijn voor eventueel bezwaars- of beroepsprocedures. Anders worden deze 6 weken bewaard.

Andere gegevens worden elders centraal bewaard, zoals in Osiris.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?
Je gegevens gerelateerd aan de plagiaat controle worden gedeeld met Ouriginal, de partij die verantwoordelijk is voor de controle.

Je gegevens gerelateerd aan het voorlezen worden gedeeld met Readspeaker, de partij die de voorleesfunctie regelt.

Je Naam, SolisID, IP-adres en toetsketenID worden gedeeld met Schoolyear. Deze partij verwerkt deze gegevens ter voorkoming van fraude en plagiaat.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?
De wettelijke grondslag voor studenten is “algemeen belang”. Dit houdt in dat de Universiteit Utrecht deze gegevensverwerking doet in verband met de onderwijstaak die de Universiteit heeft.

Deze grondslag geldt ook voor het aanbieden van de plagiaat controle, de voorleesfunctie, en de diensten verleend door Schoolyear aan de Universiteit Utrecht.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?
Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking en het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kunt je jouw verzoek indienen via dit formulier, of je verzoek richten aan Privacy@uu.nl. Het kan voorkomen dat tijdens deze procedure om identiteitsbewijzen wordt gevraagd.

Wanneer je bezwaar maakt, zal er van geval tot geval bekeken worden of aan dit bezwaar kan of moet worden voldaan. De Universiteit Utrecht staakt de verwerking van persoonsgegevens tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden aangevoerd worden die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen
Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy-waakhond van Nederland.

Versie 14-6-2024