Instructie voor docenten bij de afname van een digitale toets op de toetslocatie (NE)

Lees deze instructiepagina zorgvuldig door. Dit bereidt je goed voor op de afname.

Let op: Dit document spreekt over toetsing in een toetszaal op het Utrecht Science Park, waarbij Chromebooks worden gebruikt en E-surveillanten in de toetszaal helpen bij technische incidenten. Ook staat er wat je moet doen bij een storing op het USP. Negeer deze informatie bij thuistoetsing (bv. door Covid-19 maatregelen).

Tip! Het is praktisch naast onderstaande instructie ook de ‘Studentinstructie Remindo (thuis)’ door te nemen. Dit geeft meer inzicht in wat de student bij de toetsstart en afname ziet of doet.

Let op! Internet Explorer wordt niet meer ondersteund (door Microsoft). Internet Explorer wordt daarom sterk afgeraden voor algemeen gebruik.

Let op! Wil je deze pagina printen, dan worden de afbeeldingen bij de gele ‘I’ bij stap 2 en de afbeeldingen bij ‘Opties tijdens de toetsafname’ (zie gele ‘I’ aan het einde van de pagina) niet  afgedrukt. Wij adviseren je aanvullend dit bestand te gebruiken, om die afbeeldingen ook te printen.

Let op! Is er 20 minuten voor het begin van de digitale toets met Chromebooks nog geen E-surveillant aanwezig? Bel dan met: 030-2532836. Sla dit nummer vast op in je telefoon zodat je tijdens een toets niet hoeft te zoeken.

Algemene zaken

• Goedkeuren: Als docent moet je de studenten digitaal toestemming geven om met de toets te starten (term in Remindo: goedkeuren). De instructie hiervoor begint bij Stap 1. Let op! Als dit is ingesteld, kan digitaal toestemming geven al een half uur voor het begin van de start van het toetsmoment. Bij beide op deze pagina beschreven werkwijzen staat beschreven hoe. De student moet dan wel op ‘Toestemming aanvragen’ hebben geklikt voor de betreffende toets.
• Toets en student zijn zichtbaar als… Toetsen zijn zichtbaar in het Activiteitenoverzicht (menu in bovenbalk van Afnameomgeving) op de dag(en) dat de student de toets kan doen. Studenten zijn zichtbaar in het overzicht van de betreffende toets als ze op ‘Start toets’ hebben geklikt.
• Beveiliging: Wanneer de studenten met de toets zijn gestart, zie je in het Activiteitenoverzicht welke student achter welk Chromebook hoort te zitten (alle Chromebooks hebben een sticker met een getal en een letter). Wanneer je op je scherm bijvoorbeeld ziet dat [Voornaam, Achternaam] heeft ingelogd op Chromebook X13 (zie rode cirkel), maar er zit iemand anders dan deze persoon achter deze Chromebook, dan weet je dat dit niet klopt. Hieronder zie je het verschil tussen studenten die op een Chromebook zijn ingelogd, en studenten die op een ander device zijn ingelogd (ip-adres is zichtbaar).

• Identiteitscontrole: Als een student inlogt in Remindo controleert Remindo niet of de digitale identiteit (inlog met Solis-ID) overeenkomt met de persoon die achter het Chromebook zit. Een identiteitscontrole blijft daarom ook bij digitale toetsing met Remindo noodzakelijk.
• Incidenten: Tijdens de toetsafname zijn e-surveillanten aanwezig. Zij zetten de Chromebooks klaar en ruimen deze weer op. Zij blijven tijdens de toets aanwezig om technische incidenten met de Chromebooks/Remindo op te lossen. Wanneer de E-surveillanten het technische incident niet meteen zelf kunnen oplossen, volgen ze een Calamiteitenplan. E-surveillanten nemen tijdens de toetsafname niet de taken van de docent of docent/student-assistent over.

N.B.: In de meest ideale situatie start een E-surveillant een uur voor aanvang van de digitale toets met het opbouwen van de toetszaal met chromebooks. In sommige gevallen is er minder tijd door een schriftelijk tentamen dat daarvoor plaatsvindt. In dat geval start de E-surveillant later met opbouwen. Is er 20 minuten voor het begin van de digitale toets met Chromebooks nog geen E-surveillant aanwezig? Bel dan met: 030-2532836

• Rol docent bij een storing met grote impact: > Als een Netwerkstoring, WIFI-storing of Stroomuitval bij meerdere studenten niet binnen 20 minuten na melding (via Servicedesk, door E-surveillant) bij Functioneel beheer of afdeling Netwerk is op te lossen, dan licht de E-surveillant de examinator hierover in. > De Examinator beslist en licht de hoofdsurveillant in dat de toets wordt afgelast. > Studenten wordt een digitale herkansing geboden op de eerstvolgende mogelijkheid zo spoedig mogelijk na de oorspronkelijke toetsdatum.
• Ontbrekende student toevoegen aan een toetsmoment: als een student niet op het toetsmoment in Remindo is ingeschreven, kun je als docent alsnog de ontbrekende student toevoegen. Hoe je een student alsnog toevoegt lees je onder stap 9. Als een student de status ‘inactief’ heeft en daarom de toets niet kan starten, helpt het toevoegen van deze student niet.

• Proctor Key

  Als een toets of inzagemoment tussentijds wordt afgebroken (in plaats van deze netjes in Remindo af te ronden) zal er een 4-cijferige code, de zogenaamde Surveillanten Code (Proctor Key in het Engels) nodig zijn om de toets te kunnen voortzetten. Nadat de student opnieuw inlogt in Remindo op de Chromebook om een toets / inzage te hervatten, zal er een Schoolyear scherm verschijnen waarin gevraagd wordt om deze code in te vullen. Deze code is op te roepen via het Schoolyear Surveillanten Dashboard.

  De Proctor Key zal gevraagd worden wanneer tijdens een toets of inzage de

  • Chromebook uitvalt door technische reden (bijvoorbeeld: lege batterij)
  • student de Chromebook afsluit via de power button.
  • student de toets onderbreekt door te klikken op de ‘Exit’ knop op de Schoolyear navigatiebalk, in plaats van deze af te ronden in Remindo

  Als om een Surveillanten code gevraagd wordt:

  • In Remindo, open in het activiteitenoverzicht het betreffende toets- of inzagemoment (zelfde scherm waar ook goedkeuring gegeven wordt aan de studenten voor deelname).
  • Klik bovenin op de knop ‘Schoolyear Surveillanten Dashboard’.

  Het Schoolyear inlogscherm verschijnt.

  • log in met je SolisID (UU mailadres & wachtwoord)

  Het Schoolyear dashboard wordt geopend, horende bij de in Remindo gekozen toets / inzage.

  • Klikt op de knop ‘Surveillanten code’ rechtsboven om de 4-cijferige code op te roepen.

  Deze code is actief gedurende de looptijd van de huidige toets en geldig voor elke student.

  • Deel deze code met de student of vul deze zelf in op de betreffende Chromebook.

  Na het invullen van de surveillanten code zal, net als voorheen en indien van toepassing, een student ook in Remindo toestemming moeten aanvragen en ontvangen om de toets voort te kunnen zetten. Dit gebeurt op gebruikelijke wijze via het activiteiten overzicht in Remindo.

• Stap 1

  Inloggen in Remindo

  Om de studenten digitaal toestemming te geven moet je inloggen op een device. Hiervoor kun je je eigen device meenemen of gebruik maken van een Chromebook op de toetslocatie.

  Inloggen op eigen device

  Log in op remindo.uu.nl met je solis-id en wachtwoord.

  Inloggen op een Chromebook

  • Wanneer je het Chromebook opstart kom je uit in de KioskApp. Klik hier op de tegel ‘Universiteit Utrecht’.
  • Vervolgens kom je direct uit in het inlog-scherm van Remindo. Log hier in met je solis-id en wachtwoord.

  
×


• Stap 2

  Twee werkwijzen om toestemming te geven

  Na het gele blok staan 2 werkwijzen om toestemming te geven beschreven.  Ze horen beide bij bepaalde instellingen van het Toetsmoment in de planning van Remindo:

  • Stap 3 en 4: Werkwijze 1
  • Stap 5 t/m 7: Werkwijze 2

  Je key-user weet welke van de twee werkwijzen voor je toets staat ingesteld.

  In stap 8 en verder volgt informatie over de opties en knoppen van de pagina waarop je de toetsvoortgang monitort.

×

• Let op! Het is belangrijk de startdatum en de einddatum in de planning van Remindo niet te verwarren met de start- en eindtijd van de toets. De startdatum en einddatum geven de inlogtijd aan waarin de student kan inloggen om met de toets te starten.

  Let op! Als je studenten toestemming wilt geven met een inzage te starten, zie je in het Activiteitenoverzicht drie kolommen in plaats van twee. Klik in dat geval op de toetsnaam onder ‘Actieve Inzagemomenten’.

  

• Stap 3

  Instructie Toestemming geven tot het starten van de toets (Werkwijze 1)

  Werkwijze 1 gaat uit van de volgende instellingen in het Toetsmoment:

  • Type toetsmoment: ‘Periode’ en ‘Vast tijdstip’
  • Resterende tijd berekend vanaf: ‘Individuele toets’ en ‘Start van het toetsmoment’

  Let op! Als ‘Vroegtijdig toegang’ aan staat, kunnen studenten een half uur voor het begin van de start van het toetsmoment inloggen en toestemming aanvragen om met de toets te starten. Toestemming geven kan ook al in dat half uur. De student moet wel op ‘Toestemming aanvragen’ hebben geklikt voor de betreffende toets . Als docent de toets daadwerkelijk starten is een andere handeling.

  Als de ‘Periode’ (het tijdvak waarin inloggen voor de student mogelijk is) bijvoorbeeld vier dagen is – omdat het bv. een formatieve toets betreft – dan is het niet zinvol om vroegtijdig toegang in te stellen.

  • (zie onderstaand screenshot) Klik bovenin de Remindo-pagina op de knop ‘Activiteitenoverzicht’ (afbeelding, letter A) en klik daarna onder ‘Toetsmomenten’ (B, links) op de toets waarvoor je toestemming wilt geven. Je kan voor toestemming geven ook navigeren naar ‘Actieve toetsen’ (B, rechts). Deze route biedt hetzelfde, maar is wat omslachtiger. Wij bespreken ‘Actieve toetsen’ hier daarom niet. De rode cirkels lichten we wel kort toe: Onder ‘Toetsmomenten’ zie je de toets met daarbij het totaal aantal studenten dat op de toets is ingeschreven en de toets kán maken (hieronder 5). Onder ‘Actieve toetsen’ zie je dezelfde toets, maar dan met het aantal studenten dat toestemming heeft gevraagd om met de toets te starten (hieronder 1).
  • Als er nieuwe aanmeldingen zijn, verschijnt bij de knop ‘Activiteitenoverzicht’ een rood vlaggetje met het aantal nieuwe aanmeldingen (A).

  
×


• Stap 4

  • In het activiteitenoverzicht zie je de studenten die toestemming hebben gevraagd om met de toets te starten.
  • Klik op het rode vinkje om de studenten tegelijkertijd digitaal toestemming te geven om met de toets te starten.
  • De studenten krijgen de status ‘Goedgekeurd’ voor hun naam.
  • Ze kunnen nu met hun toets starten. Zijn ze gestart, dan is hun status ‘Actief’.

  Ga verder bij stap 8, als je alleen werkwijze 1 wilde lezen.

  
×


• Stap 5

  Instructie Toestemming geven tot het starten van de toets (Werkwijze 2)

  Werkwijze 2 gaat uit van bij de volgende instellingen in het Toetsmoment:

  • Type toetsmoment: ‘Gezamenlijke start’
  • Resterende tijd berekend vanaf: ‘Start van het toetsmoment’

  Als in de planning de instelling ‘Vroegtijdig toegang’ aan staat, kunnen studenten een half uur voor het begin van de start van het toetsmoment inloggen en toestemming aanvragen om met de toets te starten. Toestemming geven kan je als docent ook al in dat half uur. Als docent de toets daadwerkelijk starten is een andere handeling.

  • Om toestemming te geven, log in in Remindo, ga naar het ‘Activiteitenoverzicht’ (afbeelding, letter A) en dan naar ‘Toetsmomenten’ (B, links). Klik op je toets.

  
×

• Let op: Wanneer je deze werkwijze hebt gekozen, kies dan altijd voor de linkerkolom ‘Toetsmomenten’. Alleen wanneer je deze kolom selecteert zul je op de aangegeven starttijd van de toets een ‘Start toets’ knop te zien krijgen, waarna je de toets kunt starten. Wanneer je de rechterkolom ‘Actieve toetsen’ hebt geselecteerd zul je deze startknop niet te zien krijgen.

• Stap 6

  • Geef de studenten, die daarom vragen, toestemming tot starten, door direct op het rode vinkje te klikken. Of vink de namen aan van wie je toestemming wilt geven en klik op ‘Keur toets goed’ (zie ingevoegde screenshot). De status wordt ‘Goedgekeurd’ in blauw.

  
×


• Stap 7

  • Zie screenshot hieronder. Op de plek van ‘Start toets’ zie je na het goedkeuren de melding ‘Toets beschikbaar over [..] min. en [..] sec’.
  • Als die tijd verlopen is, zie je de knop ‘> Start toets’. Klik hierop als je de toets gezamenlijk wilt starten. Je hoeft de namen niet aan te vinken. De start is een – vooraf – bepaalde tijd mogelijk.
  • Je ziet ten slotte de melding ‘Toets met een gezamenlijke start is gestart om [tijdstip]’.
  • Als je op ‘Start toets’ hebt gedrukt, is dat de start van het toetsmoment. De tijd voor de laatkomers wordt berekend vanaf de start van het toetsmoment.

  
×


• Stap 8

  Monitoren van status

  In het Activiteitenoverzicht zie je zowel de studenten die nog toestemming moeten krijgen voor het starten met de toets, de studenten die bezig zijn met de toets en de studenten die de toets afgerond hebben.

  • Wil je alléén de studenten zien van wie je de toestemmingsaanvraag moet goedkeuren, filter dan op ‘Vereist goedkeuring’ .
  • Wil je zien welke studenten met de toets zijn begonnen, filter dan op ‘Goedgekeurd’.
  • Wil je zien welke studenten klaar zijn met hun toets, filter dan op ‘Afgerond’.
  • Andere statussen zijn ‘Nog niet actief’ (niet ingelogd) en ‘Afgebroken’ (toets afgebroken door docent).

  
×

• Opties tijdens de toetsafname:

  Hieronder worden de belangrijkste knoppen en symbolen besproken die in het activiteitenoverzicht te vinden zijn. Als je in Remindo met de muis over een icoon veegt, verschijnt een korte uitleg wat het icoon betekent. Letters in het onderstaande screenshot komen in de uitleg daaronder terug.

  

  • Gegevens van student tonen: Je kunt per student meer gegevens tonen door de student aan te vinken of achter de student op het loepje te klikken. Uitvinken of pijltje omhoog (letter E) is info weer inklappen.
  • Toestemming voor deze toets intrekken: Een toezichthouder kan per student of in een selectie van studenten de toestemming (tijdelijk) intrekken (‘Stop’ symbool; G). Dit houdt in dat de student niet verder kan met de toets, de student ziet geen vragen en kan deze niet beantwoorden, totdat deze opnieuw stemming gevraagd en verkregen heeft van de toezichthouder. De toetstijd van deze student(en) loopt door.
  • Toets afbreken (B): druk alleen op de rode knop ‘Breek toets af’ of op het rode kruisje als je daar goede redenen voor hebt. Een toets die gestopt/afgebroken is, kan niet opnieuw worden gestart! Als je op de knop klikt, krijg je de vraag of je de toets wilt Stoppen (geen cijfer berekenen) of wilt Afbreken (wel cijfer berekenen). Geef vooral ook een motivatie op ter administratie.
  • Extra tijd toewijzen (A): klik op de donkergroene knop ‘Wijs extra tijd toe aan toets’ of klik op het draaiende pijl/klokje) om de student extra tijd te geven. Er verschijnt een pop-up.

  

  Let op! Als je alle studenten selecteert, kun je aan  alle studenten in één keer extra tijd toewijzen.

  • Extra tijd wordt in de meeste gevallen al voor de toetsafname ingesteld. Deze is als volgt zichtbaar. Achter de studentnaam zie je een zandloper (twee screenshots terug, onderin, midden) en de resterende tijd staan. Veeg je over de plus, dan zie je een aanduiding van de tijd en toegekende extra tijd.
  • Opmerkingen: Wil je een ‘mededeling’ of ‘opmerking/incident voor intern gebruik’ opschrijven bij de betreffende student(en), ga als volgt te werk:
  • Mededeling aan of opmerking/incident over één student: Vink of klik de student aan. Klik op ‘Opmerking’ (C) achter de student of bovenin (de grote knop is zichtbaar na klikken op een kandidaat). Er verschijnen twee opties bij ‘Type’ (screenshot): Vul de mededeling of opmerking/incident in en verstuur deze.
  • Mededeling aan of opmerking/incident over meerdere studenten: Je kunt dezelfde mededeling versturen aan of dezelfde opmerking/incident over meerdere studenten tegelijk versturen. Je vinkt daarvoor meerdere studenten aan en klikt op ‘Opmerking’ (C) bovenin. Vul de velden in en verstuur.
  • Zichtbaarheid: De student(en) krijgt/krijgen de ‘Mededeling aan de kandidaat’ te zien. Hij ziet een belletje in de bovenbalk van zijn toets (screenshot). Als hij daarop klikt, kan hij de mededeling lezen en sluiten (screenshot). De student kan er niet op reageren. Het belletje blijft knipperen tot erop is geklikt. De mededeling blijft te openen tot einde toets. De ‘Opmerking/incident voor intern gebruik’ is alleen leesbaar voor de docent. Je kunt de mededelingen of opmerkingen/incidenten weer oproepen door op ‘Opmerking’ (C) te klikken achter de student (je ziet dan alles voor die student) of bovenin (je ziet dan alles bij elkaar voor alle studenten).
  • Activiteitenlogboek: als je het Activiteitenlogboek opent (D) zie je: wanneer de student is ingelogd op Remindo, wanneer de student toestemming heeft gekregen en wanneer hij/zij daadwerkelijk met de toets is gestart.
  • Meekijken met toets: de grijze balk achter de studentnaam geeft aan hoe ver de student is met de toets.
  • Uitslag van afgeronde toets: zodra een toets is afgerond en deze geen open vragen bezit of deze reeds zijn nagekeken, kan in het statusveld de score en het cijfer van de betreffende kandidaat zichtbaar worden door met de cursor op de status van de kandidaat te rusten.  ‘Toon resultaat’ (I) moet dan aangevinkt staan.

  

  • Toon resultaten (screenshot: Show results): tijdens het toetsmoment kunnen de analyses per vraag naar student direct zichtbaar worden. Door op ‘Toon resultaten’ te klikken opent Remindo een nieuw browser-tabblad op de Resultaten-pagina ‘Learning analytics’ van dit toets moment (op het sub-tabblad ‘Details van het resultaat’; zie stap 3 in deze link.

  

  • Wijzigen getoonde informatie in kolommen: Met het pensymbool (H) kun je kiezen welke informatie er getoond moet worden in de kolommen.
  • Toon vraagoverzicht of Show Results: wanneer je op het vraagteken (F) klikt, kan je meekijken met de activiteiten van de geselecteerde kandidaat tijdens de toets.

  

  • Voor de toezichthouder wordt daarmee zichtbaar welke vraag de kandidaat op dat moment aan het beantwoorden is. De tekst in het gele tekstblok wordt door de student getypt. De student beantwoordt vraag 1, wat je (linksonder in screenshot) ziet aan de zwarte driehoek aan de bovenzijde van grijs blokje 1. Wanneer je op de cijfers linksonder klikt, kun je wisselen tussen de vragen. De driehoek onder het cijfer geeft aan naar welke vraag de toezichthouder kijkt.

  

  • Met de opties in de drop-downmenu’s, die zichtbaar worden als je op het pensymbool (H) klikt, kies je alleen welke informatie wordt getoond. Je wijzigt hierdoor niets aan de toetsafname.

  

• Stap 9

  Een student toevoegen aan het toetsmoment:

  • Klik op de knop Planning aan de bovenkant van de pagina. (1)
  • Zoek het juiste toetsmoment en klik op het kandidatenicoontje. (2)
    Er verschijnt een nieuw scherm.
  • Klik op de knop + Voeg kandidaten toe. (3)
    Er verschijnt opnieuw een ander scherm, waar je de student op kunt zoeken.
  • Vul in het grote vak het studentnummer van de student in. Dit kan ook voor meerdere studenten tegelijk. Zet dan de studentnummers met een enter onder elkaar. (4)
  • Selecteer in de selectiebox onderaan het scherm de optie Code/Kenmerk. (5)
  • Klik op de knop Controleer gegevens. (6)
  • Er verschijnt een nieuw scherm waar de studenten bevestigd dienen te worden.
    Selecteer hier de juiste locatie voor de student. (7)
  • Kies Chromebooks wanneer er getoetst wordt op de campus d.m.v. Chromebooks. (7)
  • Kies Overig wanneer er getoetst wordt vanuit huis of andere niet-UU Chromebook locatie.
  • Klik tenslotte op de knop Voeg kandidaten toe. (8)

  De student is toegevoegd aan het toetsmoment.

  
×


• Stap 10

  Succes met de toetsafname!

  Voor achtergrondinformatie over de ‘Type toetsmomenten’ in de planning en over de ‘Resterende tijd’ , volg deze link.

  Heb je vragen of opmerkingen over de instructie? Neem dan contact op met Educate-it Digitaal toetsen via digitaletoetsing@uu.nl

×